Eiginleikar kerfisins

Rekstrarkerfið mætir öllum þörfum leikskólans fyrir skráningu og utanumhaldi upplýsinga, auk þess sem vefkerfi fylgir með. Vefkerfið sækir upplýsingar í rekstrarkerfið sem auðveldar alla vefumsjón. Kerfið mætir þörfum foreldra og starfsmanna fyrir upplýsingar um starfsemi skólans.

Foreldrasvæði

Foreldrasvæði geymir helstu aðgerðir og viðmótseiningar sem foreldrar þurfa á að halda til að hafa góða yfirsýn yfir skóladag barnsins og dagskrá skólans. Þar birtast einnig myndir af starfinu sem merktar eru nafni barnsins. Foreldrasvæði er samansafn flýtiaðgerða og upplýsingareita sem á fljótlegan hátt veita yfirsýn.


Vinnusvæði starfsmanna

Vinnusvæði starfsfólks er samansafn flýtiaðgerða og upplýsingareita sem á fljótlegan hátt veita yfirsýn og auðvelda algengustu aðgerðir í kerfinu. Á vinnusvæðinu er listi yfir nemendahópa auk skráningarsvæðis til að merkja við mætingu, brottför, veikindi og fjarvistir. Þar er einnig að finna matseðil skólans og viðburðadagatal. 

Nemendalisti

Nemendalistinn geymir bakgrunnsupplýsingar um nemendur auk upplýsinga um viðveruskráningu, máltíðir og svefn. Fjölmargar nýjungar eru í kerfinu og býður það upp á marga valmöguleika til að halda utan um skólagöngu barnsins.

> Grunn upplýsingar
> Mæting
> Matseðill
> Skráning máltíða og svefns
> Sérkennslutímaskráning
> Heilsu og öryggisupplýsingar

Starfsmannalisti

Starfsmannalisti geymir allar helstu upplýsingar um starfsfólk, t.d. símanúmer og netföng auk upplýsinga um vinnutíma á mismunandi einingum innan skólans. Starfsmannalisti tengist jafnframt aðgangi að starfsmannasíðum kerfisins þar sem starfsfólk fær upplýsingar um nemendur og aðstandendur á fljótlegan og aðgengilegan hátt.

> Grunn upplýsingar
> Komur og brottfarir
> Bakgrunnsupplýsingar vegna launavinnslu
> Breytilegur vinnutími skráður

Aðstandendalisti

Listi yfir aðstendendur geymir helstu upplýsingar um aðstandendur, t.d. símanúmer og þau netföng sem aðstandendur gefa upp. Aðstandendur hafa aðgang að eigin síðu með upplýsingum um þau börn sem eru skráð í kerfið auk myndasafns með myndum sem merktar eru hverju barni fyrir sig. Hægt er að senda aðstandendum skilaboð í kerfinu.

> Grunn upplýsingar
> Einn aðgangur vegna barna í kerfinu
> Póstfangalisti
> Tölvupóstsendingar til aðstandenda


Gjaldakerfi

Hægt er að fá viðbótareiningu til að halda utan um innheimtu dvalargjalda. Mánaðarleg skilagrein fyrir sveitarfélög / rekstraraðila þar sem dvalargjöld og leiðréttingar eru send í tilgreint bókhaldskerfi. Gjaldaútreikningi er mætt með sérstökum áherslum sveitarfélaga fyrir ólíkar tegundir gjalda.
Dvalargjöldum er stjórnað miðlægt í kerfinu og geta sveitarfélög því breytt gjaldaforsendum fyrir alla skóla óháð rekstraraðila.

> Miðlæg uppsetning dvalargjalda
> Skilagreinar fyrir bókhaldskerfi
> Einfalt yfirlit yfir innheimtu hvers mánaðar
> Sundurliðaðar upplýsingar um tegundir gjalda

Innritunarkerfi

Hægt er að fá innritunarkerfi sem viðbótareiningu í Karellen. Kerfið býður upp á stóran biðlista þar sem allar umsóknir fara inn, sjáanlegur hjá rekstraraðila og/eða leikskóla. 
Eftir að umsóknin hefur verið samþykkt fer barnið sjálfkrafa inn á biðlista skólans sem og sendir póst til foreldra vegna staðfestingu á leikskólavist. Góð yfirsýn og utanumhald yfir allar umsóknir leikskóla.

> Einfalt innritunarferli 
> Gott utanumhald
> Staðfestingarbréf á leikskólavist

Skjalageymsla

Í kerfinu er skjalageymsla sem tengist börnum, starfsfólki og starfseiningum. Þannig er hægt að geyma skjöl sem borist hafa skóla vegna barns. Einnig er í kerfinu öflug myndageymsla með möguleikum á að merkja mynd nafni barns, nafni kennara, viðburði, heiti skólans og öðrum lykilorðum sem skipta mál við utanumhald um myndasafnið. Aðstandendur geta skoðað myndir sem merktar eru með nafni barns og einnig er hægt að sækja og vista á tölvu allar myndir sem teknar hafa verið af barninu frá upphafi skólagöngu.

> Skjöl
> Ljósmyndir

Vefumsjón

Öflugt vefumsjónarkerfi fylgir með kerfinu þar sem skólar geta sett upp sitt vefsvæði til að birta upplýsingar um starfið og skólann sjálfan. Þótt nýjir upplýsingamiðlar hafi komið fram sem einfalda og bæta samskipti og kynningu er enn mikilvægt að skólar hafi sitt vefsvæði með fréttum, upplýsingasíðum og aðstöðu til að dreifa skýrslum um starfið. Vefvæðið sem fylgir með rekstrarkerfinu gefur færi á að sýna dagskrá skólans, matseðil og og fleiri þætti í daglegu starfi sem foreldrar og aðrir hafa gagn af.

> Sjálfvirk birting upplýsinga sem skráðar eru í kerfið
> Fallegt útlit með möguleikum á breytingum og sérhönnun

Notendaaðgangur

Í kerfinu er aðgangur notenda skilgreindur út frá hlutverkum. Þannig fá aðstandendur viðmót sem hentar þeim til að nálgast upplýsingar hratt og örugglega. Að sama skapi fá skólastjórar sinn aðgang sem gefur þeim möguleika á að fylgjast með og skrá alla helstu þætti skólastarfsins. Kennarar fá sitt viðmót sem gefur aðgang að nemendalistum og upplýsingum auk möguleika á skráningum, breytingum og samskiptum við aðstandendur. Sveitarfélög og rekstraraðilar skóla hafa sitt hvorn aðganginn þar sem hægt er að fá upplýsingar um og samræma tiltekna þætti í rekstri skólanna. Þannig getur sveitarfélagið breytt gjaldskrá allra skóla sem starfa á svæðinu með einni aðgerð.